Emitir una factura
Del borrador al registro remitido a la AEAT, y qué pasa exactamente en cada paso.
El borrador
Pulsa + en la pestaña Facturas. Eliges el cliente —o lo creas sobre la marcha— y añades las líneas: descripción, cantidad y precio unitario. Puedes reordenarlas arrastrándolas por el asa de la izquierda.
Un borrador no es nada a efectos legales: no tiene número, ni fecha de expedición, ni huella, y no se ha remitido a ningún sitio. Puedes editarlo, dejarlo a medias y volver mañana.
IVA y retención de IRPF
Ambos se rellenan con los valores por defecto de Mis datos y puedes cambiarlos factura a factura.
La retención depende de quién paga, no de lo que factures. Por eso Minuta te pregunta al crear un cliente si es empresa o profesional —obligado a retener— o particular, que no retiene. Con esa marca, la retención se propone sola y no tienes que acordarte cada vez.
Hay dos casos en los que Minuta quita la retención por su cuenta, porque no procede:
- Facturas simplificadas: retener exige identificar al pagador, y una simplificada no lo identifica.
- Clientes extranjeros: un pagador extranjero no está obligado a retener ante la AEAT.
Suplidos
Un suplido es un gasto que adelantas por cuenta del cliente y que le repercutes tal cual: una tasa, un registro, un edicto. No es ingreso tuyo.
Por eso queda fuera de la base imponible: no lleva IVA, no lleva retención, y se suma al final al total a pagar. En la factura aparecen en su propio bloque, separados de los honorarios, y en los libros registro se excluyen del ingreso.
Un suplido se marca como tal al apuntarlo en Trabajos. Al llevarlo a la factura ya viene marcado: no tienes que volver a decidirlo.
Un efecto que conviene conocer: como el suplido no es contraprestación tuya, tampoco entra en el importe que viaja en el QR. Una factura con suplidos muestra en el cotejo de la AEAT una cifra menor que su total a pagar, y es lo correcto. Está explicado en El QR y VERI*FACTU.
Cobro y vencimiento
El IBAN y el plazo de cobro salen de Mis datos. El vencimiento se calcula como fecha de expedición más el plazo; si pones 0 días, vence el mismo día y así se imprime.
Los dos se congelan al emitir. Cambiar tu IBAN o tu plazo después no altera ni una factura ya emitida, que es lo correcto: el documento dice lo que decía cuando se entregó.
Qué pasa al pulsar «Emitir»
Ocurren dos cosas seguidas, y conviene distinguirlas.
Primero se expide la factura. Se le asigna el número correlativo y la fecha de expedición, se congelan los importes, se genera el PDF definitivo y se calcula la huella encadenada con la del registro anterior. Hasta aquí no ha salido nada de tu Mac.
Después se remite el registro a la AEAT. Firmado con tu certificado, en cuestión de segundos. Si todo va bien, la factura queda Aceptada y recibe un CSV, el código seguro de verificación de la AEAT.
Si no tienes conexión, no pasa nada. La factura se expide igual y el registro queda en cola. Se enviará solo cuando vuelvas a tener red, al abrir la app o al emitir la siguiente. El avión de la barra parpadea mientras haya envíos pendientes.
Estados que verás
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Sin número ni valor legal. Editable. |
| Aceptada | Registrada y admitida por la AEAT, con su CSV. |
| Aceptada con aviso | Admitida, pero la AEAT señala algo. Lo habitual es haber tardado más de lo previsto en remitir. No requiere acción. |
| Rechazada | La AEAT no ha admitido el registro. Se corrige con una subsanación desde la propia factura. |
| Sustituida | Existe una rectificativa que la sustituye. Se conserva. |
| Anulada | Se ha emitido un registro de anulación. |
Sobre corregir una factura ya emitida, lee Rectificar o anular una factura.
Esta página describe cómo funciona Minuta, a fecha de agosto de 2026. No es asesoramiento fiscal. Ante un caso con consecuencias relevantes, consúltalo con tu asesor.